FAQHäufige Fragen
Funktioniert EZAK mit jeder Buchhaltungssoftware?
EZAK erzeugt Dateien im DATEV-Format (EXTF) und ist daher mit allen Buchhaltungsprogrammen kompatibel, die den Import dieses Formats unterstützen. Wenn Sie DATEV Kanzlei-Rechnungswesen nutzen, kann EZAK Ihnen die erzeugten Buchungsstapel direkt in Ihre Buchhaltung in den richtigen Mandanten importieren. EZAK ist somit auch auch für Kanzleien nutzbar, die beispielsweise ADDISON oder Agenda einsetzen und Zahlungsavise in ihre Buchhaltung importieren möchten.
Wir nutzen DATEV Kanzlei-Rechnungswesen - wie funktioniert das mit EZAK?
Kurz gesagt: kinderleicht! Wenn Sie die Zahlungsavise, die Sie in DATEV importieren möchten, in das von EZAK überwachte Verzeichnis auf Ihrem (Netzwerk-)Laufwerk speichern, wird EZAK auf Knopfdruck die erkannten und validen Zahlungsavise ins DATEV-Format konvertieren und automatisch als fertige (und auf Wunsch auch nicht festgeschriebene) Buchungsstapel in DATEV bereitstellen. Alternativ können Sie die konvertierten Avis-Daten auch manuell über die Stapelverarbeitung in DATEV einspielen. Das funktioniert sowohl bei DATEV-Installationen On-premises (der DATEV-Server steht bei Ihnen lokal), im PARTNERasp sowie auch im DATEVasp (im Rechenzentrum der DATEV).
Werden meine Daten in der Cloud gespeichert?
Nein. EZAK läuft vollständig lokal auf Ihrer Infrastruktur. Es werden keine Daten an externe Server übertragen. Die Software verarbeitet alle Daten bei Ihnen On-premises, in Ihrem Unternehmen bzw. in Ihrer Kanzlei – absolut DSGVO-konform. Die Software sendet auch selbstverständlich keine Daten an Empfänger außerhalb.
Welche Avis-Formate und -Dateitypen unterstützt EZAK?
Seit 2021 nimmt die Zahl der unterstützen Zahlungsavis-Formate stetig zu. Aktuell unterstützen wir alle gängigen Dateitypen (PDF, XLS, CSV, XML, u.v.m.) sowie mehrere Dutzend Formate unterschiedlicher Absender, wie z.B. EDEKA Rhein-Ruhr, EDEKA Minden-Hannover, EDEKA Nord, EDEKA Nordwest (ab dem 01.07.2026), Stroetmann, REWE, ALDI (von diversen europäischen Landesgesellschaften), Markant, DHL, Hermes, MediaMarktSaturn, Amazon, u.v.m..
Was passiert, wenn ein Lieferant ein unbekanntes Format verwendet?
EZAK enthält eine wachsende Bibliothek an Zahlungsavis-Formaten für eine Vielzahl an Lieferanten-Profilen. Ist uns ein Avis-Format noch nicht bekannt, erstellen wir auf Anfrage innerhalb weniger Werktage ein passendes, individuelles Import-Format für Sie. Ab dem Plus-Paket können Sie individuelle Formate und Dateitypen in EZAK nutzen.
Für wen ist das Basis-Paket ausreichend?
Unser Basis-Paket nutzen Steuerberater, um damit Zahlungsavise für Ihre Mandanten, die entweder einen EDEKA-Markt, Marktkauf-Markt oder trinkgut-Markt betreiben, automatisiert zu verarbeiten. Oder aber EZAK wird in der Basis-Variante genutzt von Steuerberatern, deren Mandanten als Lieferant von EDEKA, REWE oder ALDI agieren, und die automatisch offene Posten auf den Debitorenkonten ausziffern möchten.
Gibt es eine Beschränkung bei der Anzahl der Zahlungsavise?
Nein. Es gibt keine Beschränkung - Sie können so viele Avise wie Sie möchten konvertieren. Wir haben Kunden, die pro Woche mehrere Hundert Avise am Stück und mit nur einem Klick, einer Ausführung der Software konvertieren und nach DATEV übertragen. Die Anzahl der zu konvertierenden Zahlungsavise ist also sowohl technisch als auch hinsichtlich der Lizenz unbeschränkt.
Kann ich EZAK vor einer verbindlichen Bestellung testen?
Ja. Sie können EZAK immer 30 Tage uneingeschränkt auf Ihren Systemen ausprobieren. Wir installieren, konfigurieren und schulen unsere Software - kostenlos und ohne weitere Verpflichtung. Wenn Sie nach 30 Tagen nicht überzeugt sind, dass EZAK Ihnen einen Mehrwert bietet, bauen wir alles wieder spurlos zurück. Sie zahlen erst, wenn Sie uns explizit den Auftrag erteilen.
Gibt es Rabatte für Steuerberaterverbände oder Verbundkanzleien?
Ja. Für Verbundlösungen, Kooperationen und Steuerberaterverbände bieten wir individuelle Konditionen. Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Angebot.
Ist EZAK GoBD-konform und liegt eine Verfahrensdokumentation vor?
Ja. EZAK wurde unter Berücksichtigung der §§ 145, 146 und 147 AO sowie § 239 HGB entwickelt und liegt mit einer vollständigen Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD vor. Diese beschreibt sowohl die Funktionsweise aus Anwendersicht als auch das technische Verfahren zu Empfang, Konvertierung, Archivierung und Import der Zahlungsavise und lässt sich in die Gesamt-Verfahrensdokumentation Ihrer Kanzlei einbetten.
Wie erkennt EZAK doppelte Zahlungsavise?
EZAK vergleicht bei jeder Verarbeitung Zahlbelegnummer und zu regulierenden Betrag mit einer 365 Tage zurückreichenden Historie. Zahlungsavise mit identischer Belegnummer und identischem Betrag (inkl. Vorzeichen) werden automatisch von der weiteren Verarbeitung ausgeschlossen. Stimmt nur der Betrag ohne Vorzeichen überein, wird der Beleg dennoch verarbeitet und der Anwender per Warnung und E-Mail informiert.
Wie geht EZAK mit Rücklastschriften (Einzug RLS) um?
EZAK erkennt Rücklastschriften automatisch anhand des Referenzfeldes im Zahlungsavis. Ist eine Rücklastschrift enthalten, kann EZAK die Buchung auf ein individuell konfigurierbares, abweichendes Gegenkonto vornehmen und optional die zuständige Kanzlei-Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigen.
Muss ich für EZAK weiterhin Microsoft Outlook installiert haben?
Nein. Seit Version 1.5.9 benötigt EZAK keinen Zugriff mehr auf Outlook, um E-Mails oder deren Anhänge zu lesen. Zahlungsavise können wahlweise direkt per IMAP aus einem E-Mail-Postfach abgerufen oder per Drag & Drop aus einem beliebigen E-Mail-Programm (inkl. Outlook, Webmail oder anderen Clients) in ein überwachtes Verzeichnis gezogen werden.
Woher weiß ich, ob ein Zahlungsavis erfolgreich in DATEV importiert wurde?
Mit der EPRO-Funktion wertet EZAK automatisch die von DATEV erzeugten Import-Protokolle aus. Wurde eine Datei nicht importiert, erzeugt EZAK eine CSV-Datei mit allen betroffenen Belegen inklusive Fehlergrund und zeigt diese automatisch an. Zusätzlich lässt sich am Dateinamen ablesen, ob eine Datei bereits von DATEV eingelesen wurde: vollständige Großschreibung bedeutet „von DATEV eingelesen“, gemischte Groß- und Kleinschreibung bedeutet „noch nicht verarbeitet“.
Auf welchen Windows-Versionen läuft EZAK?
EZAK läuft unter Windows 10 und Windows 11 sowie auf älteren Versionen bis hinunter zu Windows Server 2012 R2. Voraussetzung ist lediglich das .NET Framework ab Version 4.7.2, welches bei aktuellen Windows-Installationen in der Regel bereits vorinstalliert ist. Die Installation selbst erfordert keine Administrator-Rechte.
